Votre site peut envoyer des mails pour différents besoins :

• Notification de formulaire
• Newsletter
• Système de mot de passe oublié pour l’accès backoffice
• …

Ces mails doivent utiliser un expéditeur représentant votre structure.
Il s’agit d’une adresse email utilisant un nom de domaine de votre structure : soit le même nom de domaine que celui de votre adresse mail professionnelle, soit celui de votre site, soit un autre nom de domaine vous appartenant.

Par exemple si ma structure est la Mairie de Exemple, que mon adresse email est jean.dupont@mairie-exemple.fr et que mon site est sur le nom de domaine exemple.fr, mon adresse d’expéditeur pourra être contact@mairie-exemple.fr ou encore nepasrepondre@mairie-exemple.fr ou encore nepasrepondre@exemple.fr.

Point important à respecter, il est indispensable qu’un service mail existe sur ce nom de domaine. A défaut le risque de mise en spam est plus important.

Nota : pour les toutes petites structures utilisant un service mail « partagé » tel que Gmail ou Orange, il est aussi possible d’utiliser une adresse de ces services comme expéditeur mais cela est moins recommandé pour des raisons de visibilité et de classement en spam.

Nous vous demanderons donc de nous indiquer deux expéditeurs :

• l’expéditeur général pour l’ensemble mails du site
  Exemple : contact@exemple.fr
• l’expéditeur pour les newsletters (si votre site dispose de cette fonctionnalité), en effet les newsletter reposent sur un système permettant d’utiliser un expéditeur différent
  Exemple : news@exemple.fr

De la même façon que pour les newsletter, il est possible de modifier l’expéditeur d’une notification de formulaire en particulier pour utiliser une autre adresse email que celle de l’expéditeur général.
Attention toutefois dans ce cas, il est obligatoire d’utiliser une adresse email du même nom de domaine que ce celui de l’expéditeur général.
Exemple : service.administratif@exemple.fr au lieu de contact@exemple.fr
Pour des raisons de bonne pratique et de mise en spam, il est interdit d’utiliser l’adresse email d’un internaute remplissant un formulaire en tant qu’expéditeur d’une notification.
Cette configuration d’expéditeur spécifique se gère notification par notification dans le backoffice.

Par quel moyen les mails sont-ils envoyés

Plusieurs configurations sont possibles pour envoyer les mails du site de manière correcte et afin qu’ils aient la meilleure déliverabilité possible (qu’ils arrivent à leur destinataire et qu’ils ne soient pas classés en spam).

Envoi par votre service mail (par SMTP)

Il s’agit de la meilleure solution à mettre en place.

Comme vu précédemment, l’expéditeur doit obligatoirement utiliser un nom de domaine sur lequel un service mail existe.
Cela peut tout simplement être celui de vos mails professionnels.
Dans ce cas le site se connecte à votre service mail et envoie les mails directement, comme si vous expédiez un mail depuis un logiciel tel que Outlook.

L’avantage de cette configuration est de reprendre exactement les mêmes mécanismes d’envoi que vos mails habituels, la même déliverabilité.
Vous n’avez qu’un interlocuteur en cas de question ou de souci, le gestionnaire de votre service mail.

Afin d’effectuer cette configuration nous vous demanderons ces informations techniques :

• le serveur SMTP auquel se connecter
  Exemple : smtp.exemple.fr
• le type de cryptage
  Exemple : TLS
• le port sur lequel se connecter
  Exemple : 587
• L’identifiant de compte avec lequel se connecter
  Ce compte doit être le même que celui de l’adresse d’expéditeur ou en cas d’adresse partagée doit avoir le droit d’envoyer des mails avec l’adresse d’expéditeur
  Exemple : contact@exemple.fr
• Le mot de passe du compte
  Exemple : 8C-{WP<.nr3aB((<

Attention, si le mot de passe venait à changer il faudrait nous le communiquer. A défaut les envois de mails ne seraient plus fonctionnels.

Si dans les informations le port vaut 25, alors il s’agit d’un service mail accessible uniquement en local au sein de votre structure et il ne sera pas utilisable depuis l’extérieur, il faut alors chercher la configuration valable depuis l’extérieur de votre structure.

Dans certains cas, le service mail ne dispose pas d’un SMTP ouvert depuis l’extérieur, il faut alors se rabattre sur une des solutions suivantes, moins idéales.

Envoi depuis un service externe

Certains services externes, par exemple Mailjet, ou SendInBlue, se sont spécialisés dans l’envoi de mail pour des tiers.
Ils proposent des solutions payantes rendant disponible un SMTP par lequel les mails peuvent être envoyés, tout en utilisant un nom de domaine vous appartenant.

L’avantage de ces services est qu’ils maitrisent à un très haut niveau la déliverabilité des mails et s’adaptent automatiquement à tous les cas de figure afin que les mails arrivent toujours à bon port.

Leur désavantage est une mise en place un peu plus complexe et un coût à l’usage.
Le problème évoqué précédemment de non-délivrance des mails quand ils vous sont adressés sur le même nom de domaine (exemple notification de formulaire) est ici également existant.

Pour une telle mise en place il faut alors commander le service souhaité auprès d’un prestataire tel que Mailjet, puis nous fournir les informations de SMTP tel que décrites dans le cas de l’envoi par votre service mail.

Envoi depuis l’infrastructure web

En dernier recours, nous pouvons envoyer les emails directement depuis depuis les serveurs hébergeant votre site.

Il est alors très important de mettre en place au niveau du nom de domaine d’expéditeur deux configurations (DNS) que nous vous fournirons :

• un enregistrement SPF (modifié s’il existe)
• un enregistrement DKIM

Cela permet aux services mails destinataires de s’assurer que le serveur expédiant le mail est bien autorisé à utiliser ce nom de domaine. A défaut le risque de mise en spam est très élevé, certains mails peuvent tout simplement ne pas arriver.

Le désavantage de cette solution est que les envois sont limités dans le temps (quotas), l’infrastructure web n’étant par essence pas faite pour envoyer de nombreux mails (newsletter par exemple).
Ce type d’envoi peut également souffrir de la réputation temporairement dégradée d’un serveur web (exemple d’un serveur mutualisé où un site a été hacké).

Enfin, un problème assez fréquent est la non-délivrance des mails quand ils vous sont adressés sur le même nom de domaine (exemple notification de formulaire).
En effet la configuration de certains services mails fait qu’ils considèrent être les seuls à pouvoir émettre des mails avec leur nom de domaine autoritaire, ils refusent donc tout mail émis avec ce même nom de domaine depuis un autre serveur (ici depuis l’infrastructure web).
Dans ce cas de figure, une configuration avancée du service mail par votre gestionnaire permet dans la plupart des cas de résoudre ce problème.